PROTOCOLO, ESCRITURA, TESTIMONIO, ACTAS, CERTIFICACIONES Y APÉNDICE.

 

6.1 PROTOCOLO, ESCRITURA, TESTIMONIO, ACTAS, CERTIFICACIONES Y APÉNDICE: 

• ¿QUÉ ES UN PROTOCOLO NOTARIAL?

El protocolo es “el conjunto de libros formados por folios numerados y sellados en los que el notario… asienta y autoriza las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices; así como por los libros de registro de cotejos con sus apéndices… en sentido amplio es la expresión que se refiere a todos los documentos que obran en el haber de cada notaría.” (Artículo 76. Ley del Notariado para el Distrito Federal.)

• ¿CÓMO DEBE SER UN PROTOCOLO NOTARIAL?

El protocolo notarial debe tener la característica de ser abierto, es decir, en cuanto a los folios que lo conforman, siendo números progresivos o consecutivos, en cuanto a instrumentos y libros se refiere. (Artículo 76. Ley del Notariado para el Distrito Federal.)

• ¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE UN PROTOCOLO NOTARIAL?

Al ser el conjunto de instrumentos públicos del notario ordenados cronológicamente, estos son la fuente original del historial de los actos que un notario dio fe pública. (Artículo 76. Ley del Notariado para el Distrito Federal.)

• ¿CÓMO DEBE SER EL ORDEN U ORGANIZACIÓN DE UN PROTOCOLO NOTARIAL?

Los instrumentos, libros y apéndices que integran un protocolo notarial, deben ser ordenados cronológicamente (como un libro), ello con la intención de que los folios no se repitan. (Artículo 77. Ley del Notariado para el Distrito Federal.)

• ¿CUÁL ES EL EFECTO QUE TIENE LA PROTOCOLIZACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE LLEVES CON UN NOTARIO?

Al llevar un documento con un notario y al formar parte de su protocolo notarial, éste acto acreditará su existencia, es decir, la fecha en que lo presentaste al notario.

¿Qué es una escritura notarial?

Por Ricardo del Monte Núñez:

Los documentos que los notarios redactan reciben el nombre de escrituras. Técnicamente, pueden ser de dos tipos: las actas y las escrituras, según consignen actos o hechos jurídicos. Pero, para efectos prácticos, todos los instrumentos notariales son conocidos como escrituras.

Por lo tanto, habrá tantos tipos de escrituras como tipos de actos jurídicos representen. Así, habrá escrituras que contengan: poderes, testamentos, actas constitutivas de sociedades, de asociaciones, hipotecas y -por supuesto- las mas conocidas, que son las que representan un título de propiedad.

No todos los títulos de propiedad son escrituras, ni todas las escrituras son títulos de propiedad. Existen otros documentos que también constituyen títulos de propiedad válidos para inmuebles, como son: las sentencias judiciales que declaren propietario a un poseedor; los títulos que expidan los gobiernos federales, estatales y municipales y; hasta recientemente, los contratos privados de cuantía menor, otorgados ante testigos, con ratificación de firmas ante diversas instancias.

Las escrituras notariales que son títulos de propiedad son, fundamentalmente, de dos tipos: las que formalizan la adjudicación de bienes de una herencia –haya o no haya habido testamento- y; las que formalizan un acto jurídico entre particulares vivos, como una venta, donación o permuta, o entre particulares con la intervención de la autoridad, como es el caso de las adjudicaciones por remates judiciales y administrativos.

Los actos traslativos formalizados en escritura notarial gozan de diversos beneficios como son: el de constituir un título de propiedad especialmente eficaz, el de ser un medio de prueba con valor presuntivo fuerte y de muy difícil impugnación, el ser un título ejecutivo con acción judicial privilegiada y el de ser elaborado por un profesional imparcial, experto, que responde de sus actos y que le debe lealtad a todas las partes de la contratación y no sólo a alguna de ellas.

Las escrituras notariales también tienen ciertos beneficios fiscales que no tienen los otros títulos de propiedad como son: el que el notario sea el responsable de calcular y enterar los impuestos de la operación, el que el vendedor pueda acogerse al beneficio de que su ingreso por la venta esté exento del Impuesto Sobre la Renta, y que el notario pueda expedir un comprobante fiscal digital para la operación en los casos en los que el vendedor no pueda hacerlo, comprobante que podrá utilizar, cuando enajene, para deducir su costo, al pagar sus impuestos de la venta.

Recientemente se ha debatido en el Estado sobre si conviene o no que los contratos privados otorgados sólo ante testigos –y ratificados ante alguna autoridad- puedan volver a ser un título de propiedad formalmente válido, como lo fueron hasta recientemente, en que se suprimieron junto con los testamentos especiales, al reformarse también la Ley del Notariado.

Personalmente no tengo objeción con que el Congreso, soberanamente, decida revertir la supresión de los testamentos especiales y regresarle valor formal a los contratos privados, siempre y cuando también revierta las reformas que se hicieron a la ley del notariado para permitir la designación directa de notarios sin someterse al concurso de oposición al que nos hemos sometido.

Sin embargo, estoy convencido de que no es correcto, ni justo, que haya dos tipos de títulos de propiedad, con diferente valor y beneficios: los contratos privados, para personas de escasos recursos y; las escrituras públicas, para todos los demás. Escritura notarial

TESTIMONIO NOTARIAL: 

Un testimonio notarial es la transcripción o fiel reproducción, total o parcial, de un documento original de cuya correspondencia entre ambos responde el notario investido por el Estado de la fe pública. Como categoría especialmente destacada están las legitimaciones de firmas en las que el notario acredita la identidad, datos del firmante y la fecha de la firma.

Los testimonios notariales se realizan en hojas de testimonio, tienen el mismo tamaño que los folios, tienen que ir numeradas y los notarios tienen que poner su sello en la parte superior izquierda del folio y firmar en el margen derecho.

Los testimonios notariales y legitimaciones realizadas ante un notario tienen unos beneficios jurídicos previstos en la ley. Este tipo de documentos cuentan con una fuerza probatoria en cuanto a su fidelidad con el original, en el caso de los testimonios. En la legitimación de firmas el notario acredita que la firma en un documento pertenece a una persona determinada, más no asume la responsabilidad por el contenido del documento cuyas firmas ha legitimado como sí sucede en los instrumentos públicos. Testimonio

• ¿QUÉ ES UN ACTA NOTARIAL?

De acuerdo con lo dispuesto por la Ley del Notariado para el Distrito Federal o L.N.D.F., en específico el artículo 125, un acta notarial es “el instrumento público original en el que el Notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios hechos presenciados por él o que le consten, y que asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello.”

Por otra parte, de acuerdo con Rafael de Pina, el acta notarial es el “instrumento original autorizado, en el que se relaciona un hecho o acto jurídico que el notario asienta en el protocolo, bajo su fe, a solicitud de la parte interesada”.

(Rafael de Pina Vara. Diccionario Jurídico. Editorial Porrúa. Año 2006. Página 46)

Por su parte, en el Diccionario Jurídico Mexicano, se le define al acta notarial como “el instrumento original autorizado, en el que se relacione un hecho o acto jurídico que el notario asiente en el protocolo bajo su fe, a solicitud de la parte interesada.”

(Diccionario Jurídico Mexicano, Tomo I A-B. Editorial Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM. Año 1982. Página 23)

• ¿PUEDE UN NOTARIO ASENTAR EN UNA SOLA ACTA, LOS HECHOS QUE SUCEDAN EN DIFERENTES LUGARES?

Quizá podrías pensar que la respuesta es que sí, sin embargo, el notario puede asentar en una misma acta los hechos que tengan lugar en diversos sitios y momentos, únicamente si los mismos hechos están relacionados entre sí. (Artículo 127 de la L.N.D.F.)

• ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES HECHOS QUE EL NOTARIO DEBE ASENTAR EN UN ACTA NOTARIAL?

Dentro de los principales hechos que un notario puede asentar en un acta notarial se encuentran:

I.- Notificaciones, protestos, entrega de documentos y diligencias en las que el Notario haya intervenido.

II.- La existencia, identidad, capacidad legal y puesta de firmas en documentos de personas que ya se han identificado ante el Notario Público.

III.- Hechos materiales.

IV.- La existencia de planos, fotografías y cualquier tipo de documento.

V.- La protocolización de documentos.

VI.- Declaraciones que han una o más personas de hechos que les consten, sean propios o que solicite la diligencia.

VII.- Toda clase de hechos positivos o negativos, estados y situaciones (lícitos o ilícitos) que guarden las personas y cosas que puedan ser apreciados objetivamente y relacionados por el notariado.

Entre otros que podrás observar en el artículo 128 de la L.N.D.F.) Acta

Certificación: 

LA FE PUBLICA DEL NOTARIO [1], CON LA CUAL SE CONFIERE AUTENTICIDAD, EXACTITUD Y FUERZA PROBATORIA A LOS ACTOS Y HECHOS QUE SE OTORGAN ANTE NOSOTROS [2], SE HACE CONSTAR MEDIANTE LAS CERTIFICACIONES NOTARIALES.
ESAS CERTIFICACIONES [3] QUE TODOS LOS DIAS LOS NOTARIOS UTILIZAMOS EN LOS ACTOS Y HECHOS JURIDICOS EN QUE INTERVENIMOS Y QUE SE ASIENTAN EN UN INSTRUMENTO [4] NOTARIAL YA SEA ESCRITURA [5] , ACTA [6] , DILIGENCIA [7] O CERTIFICACION [8] , SON DE VITAL IMPORTANCIA PUES CON ELLAS HACEMOS CONSTAR Y BRINDAMOS CERTEZA DE LA AUTENTICIDAD DE ESE ACTO O HECHO Y DE ELLAS DEPENDE QUE NUESTRO DOCUMENTO HAGA PRUEBA PLENA O NO E INCLUSO, DE QUE NUESTRO DOCUMENTO SEA VALIDO O NO Y DESDE LUEGO DE NUESTRO INVOLUCRAMIENTO EN LOS JUICIOS RESPECTIVOS, QUE COMO TODOS SABEMOS, DEPENDEN DE QUIEN SEPA DECIR EL DERECHO Y NO FORZOSAMENTE DE QUIEN TENGA LA RAZON Y EN MUCHOS CASOS, DE LAS INTERPRETACIONES Y ESTADO DE ANIMO DE LOS JUZGADORES. Certificación

APÉNDICE: 

Cada libro del protocolo tendrá su apéndice, que se formará con los documentos relacionados con las escrituras y actas asentadas en aquél.

Los documentos del apéndice correspondientes a un libro del protocolo, se integrarán por legajos ordenados en uno o más volúmenes, en cuyas carátulas se pondrá el número del instrumento y volumen a que se refiera,

El notario agregará al apéndice copia certificada de las resoluciones que por mandato judicial se protocolicen y se considerará como un solo documento, devolviéndose el original a quien corresponda.

Los documentos del apéndice no podrán desglosarse y se entregarán debidamente encuadernados al Archivo cuando se remita el libro de protocolo al que correspondan. Apéndice